Tietosuojaseloste

Hertsin apteekin asiakastietojen käsittely

1 REKISTERINPITÄJÄ

Helsingin 41. Hertsin Apteekki
Apteekkari Nurmilaukas Marjaana
Y-TUNNUS 2863528-6
Insinöörinkatu 2, 00810 Helsinki
010 411 7380
hertsin.apteekki@apteekit.net

1.1 Rekisterin yhteyshenkilö
Tietosuojavastaava Valentina Larkimo
Insinöörinkatu 2, 00810 Helsinki
010 411 7380
hertsin.apteekki@apteekit.net

 

2 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on apteekin palvelun järjestä-
minen asiakkaalle. Henkilötietojen käsittely perustuu yleisen tietosuojalainsää-
dännön ohella apteekkitoimintaa koskevaan yksityiskohtaiseen lainsäädäntöön.
Apteekki käsittelee henkilötietoja toimittaessaan lääkkeitä tai muita hoitotarvik-
keita lääkkeen määräämiseen oikeutetun henkilön määräämällä reseptillä. Lääke-
ostoja käsiteltäessä apteekki vähentää lääkeostojen hinnasta Kelan ja vakuutus-
yhtiön tai työpaikkakassan maksamia korvauksia.
Lisäksi apteekki tuottaa sopimukseen tai asiakkaan suostumukseen perustuen asi-
akkaille erilaisia lääkehoitoon liittyviä palveluita. Kanta-asiakkaista keräämme
kanta-asiakassopimuksen tai kanta-asiakkaan kulloinkin antaman suostumuksen
rajoissa henkilötietoja, joita käytämme asiakaskokemuksen tai palvelumme pa-
rantamiseen.
Tärkeään yleiseen etuun perustuen hoidamme muiden apteekkien kanssa lääke-
alan valvontaviranomaisten sekä päihdelääkärien kanssa yhdessä suunniteltua ap-
teekkisopimusmenettelyä.
Henkilötietojen käsittely apteekissamme on ehdottoman luottamuksellista. Hen-
kilöstöllä on normaalin salassapitovelvollisuuden lisäksi terveydenhuollon
lainsäädäntöön perustuva elinikäinen salassapitovelvollisuus henkilön lääkkeitä
ja terveydentilaa koskevien tietojen osalta.

 

3 REKISTERIEN NIMET

  • Lääkemääräysrekisteri
  • Asiakkuudenhallinta
  • Kelan suorakorvaus ja toimeentulolaskutus, vakuutusyhtiöt
  • Annosjakelu
  • Apteekkisopimusrekisteri
  • Laskutuspalvelut
  • Verkkosivut
  • Markkinointijärjestelmä
  • Kameravalvonta
  • Tilastointi ja jatkuvuuden suunnittelu

 

4 REKISTERIEN TIETOSISÄLTÖ

Tiedot voivat olla sekä sähköisiä että manuaalisia tallenteita.
Käsittelemme asiakkaan henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa eriteltyjen re-
kisterien ja käyttötarkoitusten mukaisesti.

4.1 Lääkemääräysrekisteri
Rekisteri sisältää tiedot apteekista toimitetuista lääkemääräyksistä sekä tiedot
sellaisista ostokerroista, joista asiakas on saanut lääkekorvauksen apteekin kautta
apteekkien ja Kansaneläkelaitoksen välisen suorakorvaussopimuksen perusteella.
Asiakkaan olleessa laskutusasiakas kirjataan myös laskutustiedot.
Lääkemääräysrekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoja: henkilötunnus,
nimi, sairausnumerot, lääkemääräystiedot, maksutiedot (maksusitoumukset, las-
kutusasiakkaat, runkosopimukset), suostumukset, mahdolliset apteekkisopimus-
tiedot, ammattioikeutta koskevat tiedot lääkemääräyksen tekijästä, käsittelijätie-
dot.
Tietoja yhdistetään sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain (61/2007) perus-
teella Kansaneläkelaitoksen ylläpitämään valtakunnalliseen Kantapalveluun.

4.2 Asiakkuudenhallinta

Asiakaspalvelun tukena käytetään farmaseuttisen neuvonnan ja lääketoimitusten
tiedonhallinnan työkalua, jossa yhdistyvät asiakkuudenhallinta sekä erilaiset far-
maseuttisessa työssä tarvittavat tietokannat. Asiakkuudenhallinta käyttää hyväk-
seen lääkemääräysrekisterin tietokantaa ja auttaa farmaseuttia hallitsemaan
muun muassa lääkeaineiden yhteisvaikutuksia.
Kanta-asiakkaiden osalta järjestelmä näyttää aikaisemmin toimitetut lääkkeet ja
ilmoittaa niiden yhteisvaikutuksista.
Lääkemääräysrekisterin sisältämien tietojen lisäksi keräämme Kanta-asiakas -pal-
veluita varten asiakkaan osoitteen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen, IP-
osoitteen (internetin yhteyskäytäntöosoite), iän sekä mahdollisia muita asiakkaan
antamia tietoja.
Kanta-asiakkaaksi liittyminen vaatii sopimuksen asiakkaan ja apteekin välillä.
Asiakastiedot, jotka ovat sidottu kanta-asiakkuuteen säilytetään asiakassuhteen
päättymiseen saakka, ellei asiakas ole pyytänyt toisin. Kanta-asiakkuuteen liittyvät
tiedot säilytetään jäljempänä mainitun kohdan (7.1) mukaisesti.

4.3 Erityismääräykset

Apteekilla on myös muita lakiin perustuvia tehtäviä, kuten Schengen-todistusten
myöntäminen ja myrkyllisten kemikaalien luovuttaminen, jotka edellyttävät hen-
kilötietojen käsittelyä.
Schengen-sopimuksessa säädetään todistuksesta, jolla yksityishenkilön tulee
osoittaa mukanaan kuljettamiensa huumaavien tai psykotrooppista ainetta sisäl-
tävien lääkkeiden tarpeellisuus matkustaessaan Schengen-alueella. Apteekki voi
antaa todistuksen Suomessa vakituisesti asuvalle henkilölle. Tässä yhteydessä ap-
teekki käsittelee seuraavia henkilötietoja: lääkepakkaus, lääkemääräys, matkus-
tusasiakirja, passi tai henkilökortin tiedot. Apteekki ei tallenna tässä yhteydessä
tietoja apteekin rekistereihin.
Myrkyllisten ja erittäin myrkyllisten kemikaalien käsittelystä apteekki säilyttää
seuraavat tiedot: Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kemikaalin nimi
ja määrä sekä käyttötarkoitustiedot.

4.4 Verkkosivut

Apteekin internetsivustojen käyntitiedot voidaan tallentaa järjestelmäämme
evästeiden kautta. Tallentamisen tarkoituksena on kohdentaa asiakkaalle
paremmin kiinnostavia viestejä sekä parantaa asiakaskokemusta ja kehittää pal-
velua. Evästeiden käyttäminen näihin tarkoituksiin edellyttää aina asiakkaan anta-
maa suostumusta. Emme käytä evästeiden avulla kerättyä profilointitietoa sinua
koskevan päätöksenteon perusteena.

4.5 Kameravalvonta

Suoritamme tiloissamme turvallisuuden ja oikeusturvan varmistamiseksi kamera-
valvontaa. Kameravalvontatiedot sisältävät tiedot kameroiden valvonta-alueella
liikkuvista henkilöistä. Videokuvan lisäksi rekisteriin tallentuu tapahtumien päivä-
määrä ja kellonaika. Henkilöiden puhetta emme kameravalvonnan yhteydessä tal-
lenna.
Kameravalvonnan tallenteista syntyvän rekisterin tietosisältö on asianmukaisesti
suojattu ja pääsy tallenteisiin on vain sellaisilla apteekin tai palveluntarjoajan hen-
kilöstön jäsenillä, joiden työtehtävien kannalta se on välttämätöntä. Kameraval-
vontatallenteet voidaan luovuttaa viranomaisille rikosepäilyn seurauksena sovel-
lettavaa lainsäädäntöä noudattaen.

 

5 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

• Kansaneläkelaitoksen Kanta-palvelun tiedot
• Kansaneläkelaitoksen suorakorvaustiedot
• Asiakkaan, omaisen tai edunvalvojan antamat tarpeelliset terveystiedot
• Työntekijän havaintoihin liittyvät asiakkaan hoitamiseen liittyvät tiedot
• Asiakkaan suostumuksella tai asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen saadut tie-
dot

6 TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO

6.1 Kela ja muut viranomaiset
Tietoja yhdistetään sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain (61/2007) perus-
teella Kansaneläkelaitoksen ylläpitämään valtakunnallisiin palveluihin. Näitä pal-
veluita ja niiden tarjoajia ovat reseptikeskus, sairasvakuutuskorvaus ja toimeentu-
lolaskutus sekä vakuutusyhtiöt.
Järjestelmä tarkistaa Valviran ylläpitämästä sosiaali- tai terveydenhuollon ammat-
tihenkilörekisteristä ammattioikeutta koskevia tietoja.
Helsingin XLI Hertsin apteekki, Insinöörinkatu 2, 00810 Helsinki, +358104117380, Y-TUNNUS
2863528-6

6.2 Annosjakelu

Apteekin tarjoamaa annosjakelupalvelua käyttävä asiakas saa lääkkeensä aptee-
kista koneellisesti pakattuna kerta-annospusseihin kahdeksi viikoksi kerrallaan.
Palvelu perustuu asiakkaan ja apteekin väliseen sopimukseen.
Apteekki siirtää annosjakeluasiakkaistaan seuraavia tietoja annosjakelutoimitta-
jalleen Pharmac Oy:lle ; nimi, henkilötunnus ja lääkitystiedot.

 

6.3 Apteekkisopimusrekisteri

Reseptinkäsittelyn yhteydessä käsittelemme henkilötietoja myös ns. Apteekkiso-
pimusmenettelyssä. Apteekkisopimusmenettelyllä tarkoitetaan henkilön ja hänen
lääkärinsä yhdessä tekemää lääkehoitosopimusta, jonka tehtävänä on auttaa
päihde- tai lääkeriippuvuudesta kärsiviä potilaita vierottumaan suunnitelmallisen
lääkehoidon avulla. Allekirjoittamalla apteekkisopimuksen potilas sitoutuu me-
nettelyyn, jossa väärinkäyttöön soveltuvia lääkevalmisteita määrätään vain yhden
lääkärin tai hoitopaikan toimesta ja niitä voi noutaa vain yhdestä potilaan itse va-
litsemastaan apteekista.
Potilaan allekirjoittaman apteekkisopimuksen perusteella sopimukseen kirjattu
apteekki voi

 

  • tallentaa tiedot hänen apteekkisopimuksestaan asiakasrekisteriinsä,
  • välittää tietoa hänen tilanteestaan hoitavalle lääkärille sekä
  • tiedottaa hoitosopimuksen olemassaolosta muita apteekkeja tietoturvalli-
    sella tavalla

 

Apteekkien välisessä tiedonvälityksessä apteekkien välillä käytetään ns. Apteek-
kisopimusjärjestelmää, jossa kukin järjestelmään liittynyt apteekki toimii rekiste-
rinpitäjänä omien apteekkisopimusasiakkaiden henkilötietojen osalta. Järjestel-
män teknisestä ylläpidosta huolehtii apteekin toimeksiannosta Suomen Apteek-
kariliitto. Järjestelmään kirjataan sopimuspotilaan henkilötunnus sekä sopimuk-
sen alkamis- ja päättymistiedot. Apteekkisopimuksen päätyttyä kaikki sopimuk-
seen liittyvät tiedot poistetaan.
Menettelyssä on välttämätöntä käsitellä myös muiden kuin Apteekkisopimusasiakkaiden
tietoja. Päihde- ja lääkeriippuvuus on merkittävä yhteiskunnallinen ongelma, jolloin me-
nettelyllä saavutettava tärkeä yleinen etu puoltaa menettelyn järjestämistä em. tavalla.
Menettelyyn on saatu lainsäädäntöön perustuva tuki myös terveydenhuollon poliittisesta
ohjauksesta ja toimeenpanosta vastaavalta Sosiaali- ja terveysministeriöltä. Apteekin re-
septinkäsittelyjärjestelmä tarkistaa automaattisesti kaikkia ns. pkv- ja huumausainelääk-
keitä sisältäviä reseptejä toimitettaessa Apteekkisopimusjärjestelmästä, onko käsiteltä-
vän reseptin haltijalla voimassa olevaa apteekkisopimusta jossakin järjestelmässä mu-
kana olevassa apteekissa. Mikäli henkilöllä on sopimus toisen apteekin kanssa, käsittelijä
saa tästä ilmoituksen ja ohjaa henkilön hakemaan lääkkeen sopimusapteekista. Kyselyitä
tai niiden tuloksia ei tallenneta apteekkiin eikä Apteekkisopimusjärjestelmään.

 

7 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

7.1 Reseptitiedot

Reseptitiedot ovat järjestelmässä käytettävissä 13 kuukautta.
Apteekilla on lakisääteinen velvoite säilyttää Reseptipäiväkirja (Fimean määräys
2/2016: Lääkkeiden toimittaminen, säilytysaika 5 vuotta).

7.2 Kanta-asiakastiedot

Kanta-asiakastiedot säilytetään järjestelmässä kaksi vuotta, ellei asiakas toisin il-
moita.

7.3 Kemikaalien vähittäismyynti
Apteekilla on lakiin perustuva säilytysvelvollisuus apteekista toimitetuista kemi-
kaalien vähittäismyynnistä. Apteekki säilyttää tiedot viisi vuotta.

7.4 Kameravalvonta
Kameravalvonnan tallenteita säilytetään kaksi viikkoa, jonka jälkeen tiedot pois-
tuvat automaattisesti.

 

8 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

 

Kaikkia rekisterissä olevia tietoja käsitellään luottamuksellisesti.

 

8.1 Rekisterin suojaus
Apteekki toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henki-
lötietojen käsittelytoimintojen yhteydessä erityisesti henkilötietojen tietoturva-
loukkauksilta suojautumiseksi. Ainoastaan apteekin henkilöstöllä ja apteekin va-
litsemalla tietojärjestelmätoimittajalla alihankkijoineen on pääsy järjestelmään.
Henkilöstöä ja alihankkijoita koskee sopimusperusteinen ja/tai lakisääteinen sa-
lassapitovelvollisuus. Järjestelmän käyttöön ja käsittelyyn oikeutettuja ovat
ainoastaan sellaiset henkilöt, jotka työnsä puolesta tarvitsevat henkilötietoja.
Järjestelmän käyttö vaatii henkilökohtaista tunnusta ja vahvaa salasanaa.

 

9 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

 

9.1 Oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyillä on oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa. Rekisterinpitäjänä
apteekin on rekisteröidyn pyytäessä ilmoitettava, käsitelläänkö häntä koskevia
henkilötietoja vai ei. Rekisterinpitäjän on toimitettava jäljennös käsiteltävistä
henkilötiedoista rekisteröidylle pyydettäessä myös sähköisessä muodossa.

 

9.2 Henkilötietojen oikaiseminen ja poistaminen
Rekisteröity voi pyytää virheellisen tiedon korjaamista. Havaitun virheellisen tie-
don voimme korjata saatuamme oikean tiedon sinulta tai muusta luotettavasta
lähteestä.
Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot poistetuksi rekis-
teristä sovellettavassa tietosuojalainsäädännössä säädettyjen edellytysten täyttä-
essä.

 

9.3 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa
käsittelyä sovellettavassa tietosuojalainsäädännössä säädettyjen edellytysten
täyttyessä.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinoin-
tia varten.

 

9.4 Oikeus peruuttaa antamansa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa tai muuttaa antamaansa suostumusta milloin
tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella en-
nen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

9.5 Automaattinen päätöksenteko
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka pe-
rustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä
koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittä-
västi.
Edellä olevaa ei sovelleta, jos päätös on välttämätön rekisteröidyn ja rekisterinpi-
täjän välisen sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten tai perustuu re-
kisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen taikka jos päätös on hyväksytty rekis-
terinpitäjään sovellettavassa lainsäädännössä.

 

9.6 Henkilön oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada suostumuksensa tai rekisterinpitäjän kanssa ole-
van sopimuksen perusteella käsitellyt henkilötietonsa siirrettyä suoraan rekiste-
rinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista.

 

9.7 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle
(Tietosuojavirasto, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi),
jos apteekki ei rekisterinpitäjänä ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tieto-
suojasääntelyä.

 

9.8 Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien
käyttämiseen liittyvissä tilanteissa autamme sinua mielellämme. Yhteydenotot
pyydämme kirjallisena postitse tai sähköpostilla toimitettuna. Yhteystiedot löydät
kohdasta 1. Rekisterinpitäjä